Система управления документами

Система управления документами реализована на 1С и может использоваться как отдельно, так и в составе существующей базы 1С. В настоящее время система обеспечивает хранение разрешительных документов, таких как "Сертификат", "Санитарно-эпидемиологическое заключение" и других, указываемых в грузовой таможенной декларации. Систему возможно адаптировать практически для любого вида документа.

Разрешительные документы хранятся в справочнике "Разрешительные документы", имеющего все необходимые реквизиты для быстрого поиска нужного документа.

Оригиналы документов сканируются и записываются в формате pdf. Каждому файлу pdf присваивается имя, по которому в дальнейшем автоматически создается элемент справочника "Разрешительные документы". По имени файла определяется вид документа и выделяется укороченный номер для быстрого поиска документа.

Общий вид справочника "Разрешительный документы" с определенным набором реквизитов показан на рис.1. Для удобства, в зависимости от вида документа, строки элементов справочника выделяются назначенным цветом.

Справочник системы управления документами имеет следующие возможности:

• Отбор по виду документа: "Сертификаты" или "Санитарно-эпидемиологическое заключение";
• Поиск документа по определенному шаблону номера, например, для "Сертификатов" - 3 последних цифры номера, для "Санитарно-эпидемиологических заключений" - 3 цифры из середины номера;
• Печать списка разрешительных документов;
• Перенос документов, не действующих на текущую дату, в отдельную папку.

Каждый элемент справочника содержит реквизиты как в виде отдельных значений, так и в виде табличных значений (рис.2).

Сканированную копию документа (рис.3) можно вывести при нажатии кнопки "Скан" в форме списка справочника "Разрешительные документы" или в форме отдельного элемента справочника или в результатах поиска.

Главная особенность системы хранения документов - это быстрый поиск (за несколько секунд) необходимого документа по любому отдельному реквизиту или по сочетанию реквизитов (рис.4).

Результаты поиска выводятся в таблицу из которой можно открыть сканированную копию документа и распечатать её. Также возможно вывести на печать весь список найденных документов.